In Zukunft alles digital?

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Algorithmen, e-Akten, New Work: Jan Krauzig begleitet den digitalen Wandel am Studentenwerk

Einfacher und besser: Das Studentenwerk Potsdam möchte die digitalen gesellschaftlichen Veränderungen aktiv mitgestalten und erarbeitete 2019 eine umfassende Digitalisierungsstrategie für seine einzelnen Leistungsbereiche und Prozesse. Im Interview für den Geschäftsbericht 2019 berichtet Jan Krauzig (Sachgebietsleiter Rechnungswesen) über den damit einhergehenden Wandel und die Chancen, die in diesem liegen. Das Interview führte Josephine Kujau.

Warum braucht das Studentenwerk eine Digitalisierungsstrategie? Welche Meilensteine sind auf dem Weg zu einem digitalisierten Studentenwerk von Relevanz?

JK: Digitalisierung ist ein fortwährender Veränderungsprozess, der alle Bereiche des Lebens und damit auch des Arbeitens betrifft. Da braucht es schon eine gewisse Orientierung und Definition, da jeder etwas anderes unter dem Begriff versteht. Als wir vor etwa drei Jahren Überlegungen zur Beschaffung eines Archivierungsprogramms für unsere Rechnungen anstellten, fingen wir langsam an, intensiver über das Thema nachzudenken. Je mehr wir uns dann mit der Thematik im Bereich Rechnungswesen beschäftigt haben, desto klarer wurde, dass solche Entscheidungen ganzheitlicher betrachtet werden müssen. Wir haben den Metabegriff „Digitalisierung“ dann vorerst durch „Vernetzung“ ersetzt. Dabei wurde deutlich, dass die reine Beschaffung einer Fachanwendung nicht zielführend wäre. Eine allumfassende Sicht auf alle Leistungsbereiche und alle Mitwirkenden, also Studierende, Mitarbeitende, Hochschulen und Dienstleister war und ist dabei erstrebenswert und herausfordernd zugleich. Um die Netzwerke und Zusammenhänge überhaupt einmal besser zu verstehen, dabei möglichst niemanden zu vergessen, ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln usw. – da ist es unerlässlich, gemeinsam Ideen für die Zukunft zu entwickeln. Aus diesen Ideen kann dann eine Strategie abgeleitet werden, die bereits eine konkretere Umsetzung beinhaltet und gleichzeitig fortlaufend weiterentwickelt werden muss.

Die Strategie dient quasi als eine Art roter Faden, der helfen soll, dass wir uns bei den bevorstehenden Veränderungen nicht allzu sehr verzetteln und gemeinsam in dieselbe Richtung laufen. Um diesen Weg erfolgreich zu gehen, braucht es aus meiner Sicht vier Dinge:

  1. Die Studierenden und Mitarbeitenden sollten bei allen angestrebten Veränderungen immer in den Mittelpunkt der Überlegungen gerückt werden.
  2. Sich bewusst Zeit nehmen für eine gemeinsame, abteilungs- und hierarchieübergreifende Auseinandersetzung mit dem Selbstbildnis und dem Selbstverständnis der Organisation.
  3. Daraus abgeleitet eine zielgerichtete und gleichzeitig behutsame Anpassung der Art und Weise, wie wir zusammen arbeiten und dabei miteinander agieren und kommunizieren.
  4. Den Mut zu haben, Neues auszuprobieren, ohne dabei Bewährtes zu vergessen.

Und für mich persönlich gibt es noch einen fünften Punkt: Bei aller Dynamik auch etwas Geduld zu haben. Es geht nicht immer alles so schnell, wie ich es mir selbst, als jemand, der sehr im Thema steckt, manchmal wünschte. Nachdem wir 2019 die Weichen in Form einer Digitalisierungsstrategie gestellt haben, können wir daran anschließend mit einem ersten konkreten Projekt beginnen: der Beschaffung und Implementierung eines Programms zur Informations-, Daten-  und Dokumentenverwaltung, einem sogenannten ECM, also Enterprise Content Management. Das klingt erst einmal sehr technisch. Damit das Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann, sind aber vor allem auch die vier vorangestellten Punkte zu beachten.

Die bereits angesprochene „Vernetzung“ hat sehr viel mit Veränderung zu tun. Diese Umgestaltung soll dabei aber keine Kritik an den Leistungen der Vergangenheit sein. Trotzdem verliert der manchmal gehörte Satz „das haben wir schon immer so gemacht“ zusehends an Bedeutung. Eine Offenheit gegenüber Neuem (mit offenem Ausgang) ist derzeit vor allem gefragt. Dafür braucht es zuallererst Mut und die Einsicht in die Notwendigkeit. Welche  Veränderungen notwendig, machbar und gewollt sind, findet man aber nur über die Auseinandersetzung mit den eigenen Strukturen innerhalb der Organisation heraus.

Im Fokus steht dabei auch die Frage, wie wir heute und zukünftig noch besser zusammenarbeiten können: Welche Fähigkeiten und Kompetenzen brauchen wir als Mitarbeiter*innen heute und zukünftig? Wie kann ein passendes Angebot für die Studierenden aussehen? Da geht es schnell auch um kulturelle und kommunikative Ansätze und gar nicht so viel um Technik. Das alles im Blick zu haben, kostet Zeit und Kraft und muss ein Stück weit auch erst einmal gelernt und eingeübt werden.

Digitalisierung heißt aber auch: Um ein modernes Studentenwerk zu sein, müssen wir nicht bei jedem aktuellen Trend mitmachen. Und einige der unter dem Begriff „New Work“ definierten Anforderungen werden hier im Studentenwerk auch schon ganz selbstverständlich gelebt, z.B. Kundenfokussierung in Form von kurzen, direkten Wegen mit persönlicher Kommunikation, damit einzelne Probleme lösungsorientiert, pragmatisch und schnell gelöst werden können. Im Umgang mit den Studierenden und ihren Anfragen handeln wir also oft schon sehr „agil“. Wenn es uns gelingt, all das, was uns im Kleinen so besonders macht, auf das große Ganze zu übertragen, dann kann die gemeinsame „Transformation“ hin zum digitalisierten Studentenwerk gelingen.

Im Jahr 2019 hat das Studentenwerk eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet. Wie war dabei die Vorgehensweise?

JK: Je mehr wir uns mit dem Themenkomplex beschäftigt haben, desto mehr Fragen tauchten auf. Das ist erst einmal kein schlechtes Zeichen. Da wir an vielen Punkten aus eigener Kraft nicht mehr weitergekommen sind oder uns einfach bestimmte Erfahrungen fehlten, haben wir uns entschieden, die Strategieentwicklung mit externer Unterstützung anzugehen. Nach dem dafür notwendigen Ausschreibungsprozess haben wir uns die Unterstützung durch ein An-Institut der TH Brandenburg gesichert. Uns war es wichtig, einen Partner zu finden, der sowohl den „Kosmos“ Hochschule und die Bedürfnisse der Studierenden gut kennt, als auch die notwendigen Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten mitbringt.

Mit dem Institut für Innovations- und Informationsmanagement der Technischen Hochschule Brandenburg haben wir so jemanden gefunden. Auf eine gemeinsame Zieldefinition folgte die Analysephase. Dabei sind die Mitarbeiter*innen des Institutes durch alle Abteilungen „gegangen“ und haben Interviews mit den Beschäftigten vor Ort geführt. Studierende wurden ebenfalls befragt, z.B. zu ihrem Mensabesuch und ihren Vorschlägen, diesen noch attraktiver werden zu lassen. Die Prozesse wurden en détail angeschaut: Wo entstehen Informationen, wo liegen diese Informationen und wo und wann werden diese Daten noch gebraucht? Diese 360°-Analyse diente als Basis, um in darauf folgenden Workshops Ideen zu sammeln, zu besprechen und zu priorisieren. Es war schon toll zu sehen, wie viele Ideen aus allen Bereichen kommen und wie gemeinsam Ideen auch über den eigenen Abteilungstellerrand hinaus weiter entwickelt werden können. Danach galt es wieder zu priorisieren und auf Machbarkeit hin zu überprüfen. Denn nicht jede gute Idee kann auch sogleich umgesetzt werden. Jede Idee muss schlussendlich auch in den recht engen Rahmen aus gesetzlich festgelegtem Sozialauftrag sowie zu den finanziellen und personellen Ressourcen passen. Um zu erproben, wie mit eingeschränkten Ressourcen trotzdem Ideen weiter gedacht werden können, schauten wir uns im Rahmen eines Boot-Camps die Methode „Design Thinking“ einmal genauer an. Öfter mal den Blickwinkel wechseln, das Entwickeln und Testen von Prototypen – alles Herangehensweisen, die bei einem Veränderungsprozess helfen können.

Während der zahlreichen Gespräche und Workshops stellte sich das ECM schnell als ein wesentlicher Baustein heraus. Das begleitende Institut nahm im zweiten Halbjahr bereits Markterkundungen vor und wir suchten uns Prozesse heraus, die für uns typisch sind und bei denen wir uns eine Arbeitserleichterung durch den Einsatz eines ECM versprechen. Das betrifft z.B. die Bearbeitung des Rechnungseingangs, den Ablauf von Bestellungen oder die Zimmerabnahmen in den Wohnheimen. Diese Prozesse haben wir genauestens beschrieben und grafisch dargestellt. Aus der Markterkundung des Institutes heraus wurden drei Anbieter ausgewählt, als Testlösungen aufgesetzt und als einfache Prototypen auf diesen Systemen initiiert. Durch praktisches Ausprobieren von z.B. einer mobilen Tablet-Lösung für die Zimmerabnahmen in den Wohnheimen haben wir zusammen mit einzelnen Hausmeistern versucht herauszufinden, wie solche Lösungen aussehen könnten und welche Anforderungen wir an ein solches System haben. Die Erkenntnisse aus den Tests haben wir in einer Ausschreibung zusammengetragen. Ende des Jahres hatten wir mit dieser Ausschreibung die Suche nach einem weiteren Partner gestartet. Dieser Dienstleister soll dann gemeinsam mit dem Institut und uns das passendste System in diesem Jahr integrieren.

Unsere Zielgruppe, die Studierenden, sind Digital Natives. Wie könnten sich die Angebote des Studentenwerks in Zukunft für sie ändern?

JK: Ich hoffe mal, ganz wesentlich. Meine These ist, dass Studierende durch ihre Online-Erfahrungen die stete Erwartung haben, dass sie im Web immer alles sofort und rund um die Uhr bekommen. Und das ohne lange Suche und mit Antworten, die durch Algorithmen individuell auf sie zugeschnitten sind. Solche Erwartungen grundsätzlich zu erfüllen, wird so schnell nicht und dazu nicht in allen Bereichen möglich sein. Die Grundbedürfnisse Essen und Wohnen bleiben ja zum Glück noch analog. Aber viele damit verbundene Nebenprozesse können und werden sich perspektivisch ändern - sei es bei der Bezahlung in der Mensa oder das Vorfiltern verschiedener persönlicher Vorlieben bei der Auswahl des Speisenangebots. Studierende im Wohnheim müssen derzeit jedes Semester aufs Neue die Berechtigung für den Platz mit einer Studienbescheinigung verifizieren. Diesen Nachweis könnte das Studentenwerk aber auch direkt bei den Hochschulen elektronisch abfragen – vorausgesetzt natürlich, der oder die Studierende stimmt dem zu. Das würde eine Menge E-Mails und unnötige Arbeit ersparen. Außerdem sollte es reichen, sich als Studierender einmal bei uns zu registrieren, um dann alle Angebote nutzen zu können. Bislang muss sich für jeden Service extra angemeldet und ausgewiesen werden. Noch sind das alles Zukunftsthemen, an denen wir arbeiten. Und das immer gern auch zusammen mit den Studierenden.

Was bedeutet die konkrete Umsetzung für die Beschäftigten des Studentenwerks?

JK: Das kann ich so pauschal gar nicht beantworten. Dafür ist das Studentenwerk mit seinen vielfältigen Aufgaben zu bunt, zu heterogen. Vielleicht muss die Tragweite auf zweierlei Weise gesehen werden: Die erste hat mit den sichtbaren, neuen digitalen Werkzeugen zu tun. Die andere mit den eher unsichtbaren Veränderungen. Bei der Ausgabe der Essen, bei der persönlichen Sozialberatung oder bei Reparaturen in den Wohnheimen werden die Mitarbeiter*innen anfangs vielleicht gar nicht so viel mit neuen digitalen Werkzeugen zu tun haben.

Bei allen Prozessen aber, die mit Informationsverarbeitung, Dokumenten und Akten in Verbindung gebracht werden, werden die Auswirkungen schneller spürbar. Auch wenn sich die eigentlichen Kernprozesse als solche nicht ändern, werden einzelne Arbeitsschritte erleichtert. Im besten Fall stehen die zur Bearbeitung notwendigen Informationen immer korrekt, aktuell und für alle einheitlich zur Verfügung. Das Suchen oder Warten auf Informationen nimmt also spürbar ab. Informationen müssen nicht mehr mehrfach erhoben, eingegeben, gespeichert und weiterverarbeitet werden. Das geht mit einer Erhöhung der Transparenz einher und löst das sogenannte „Königswissen“ ab.

Die gewonnene Zeit soll in Zukunft dafür genutzt werden, in noch mehr Qualität und Service für unsere Studierenden zu investieren. Für den Erfolg aller Maßnahmen sind die Mitarbeiter*Innen absolut entscheidend. Deshalb sollten sie auch ermutigt werden, Verantwortung zu übernehmen und sich selbstbestimmt einzubringen. Möglicherweise wird das langfristig auch die Arbeitskultur im Studentenwerk beeinflussen. Bei den bevorstehenden Veränderungen sind also alle gefragt. Auch mit Fähigkeiten und Interessen, die bisher in der alltäglichen Arbeit noch nicht so sehr im Vordergrund standen. Es wäre viel gewonnen, wenn es gemeinsam gelingt, das Studentenwerk zu einer vernetzten und damit digitalen Organisation zu bewegen. 

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Jan Krauzig, Sachgebietsleiter Rechnungswesen und zuständig für die Digitalisierungsstrategie am Studentenwerk Potsdam: "Zahlreiche Angebote sollen demnächst digital erreichbar sein."